Median museo ja arkisto Merkin tietosuojakäytäntö
Tämä on Median museo ja arkisto Merkin tietosuojaseloste (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 12–14 artiklojen mukainen informointivelvollisuus). Merkki on osa Helsingin Sanomain Säätiötä. Tämä seloste kattaa arkiston ja museon asiakaspalveluun, arkistonhoitoon, kokoelmahallintaan ja kulttuuriperintöaineistoihin liittyvän henkilötietojen käsittelyn.
Rekisterinpitäjän yhteystiedot
Helsingin Sanomain Säätiö
Korkeavuorenkatu 28, 00100 Helsinki
www.hssaatio.fi
tietosuojavastaava, asiamies Saila Linnahalme
Asiakastiedot, arkistonhoito ja kokoelmahallinta
Käsiteltävät henkilötiedot
Median museo ja arkisto Merkki käsittelee tutkijoiden, asiakkaiden ja aineiston luovuttajien henkilötietoja. Käsiteltäviä tietoja ovat esimerkiksi nimi, yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero), rekisteröidyn taustaorganisaatio ja ammatillinen tausta. Kokoelmahallintaan liittyvissä tehtävissä voidaan kerätä myös arkisto- ja esinelahjoituksiin kohdistuvia tietoja, jotka saattavat kuulua erityisiin henkilötietoryhmiin. Näitä voivat olla esimerkiksi poliittiseen mielipiteeseen liittyvät tiedot.
Käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään eri oikeusperustein rekisteristä ja tarkoituksesta riippuen. Käsittelyn tarkoituksena on Helsingin Sanomain Säätiön säännöissä säädetyn arkisto- ja museotoiminnan ylläpito. Tämä sisältää asiakaspalveluun, kokoelmahallintaan ja sidosryhmätyöhön liittyviä tehtäviä. Henkilötietojen käsittely on tarpeen laadukkaan, ammatillisen kokoelmatyön ja asiakaspalvelun toteuttamiseksi sekä toiminnan kehittämiseksi.
Median museo ja arkisto Merkki kerää henkilötietoja seuraavissa tehtävissä:
- Arkiston asiakaspalvelu, jossa käsitellään henkilötietoja aineiston tilaukseen, tutkimus- ja julkaisulupiin, maksuihin ja asiakaspäätteiden varaamiseen sekä muihin arkiston palveluihin liittyen.
- Museon asiakaspalvelu, jossa käsitellään henkilötietoja opasvarauksiin ja muihin museon palveluihin liittyen.
- Arkiston kokoelmahallinta, jossa käsitellään henkilötietoja arkistoaineiston lahjoitusten ja elinkaaren hallintaan sekä muuhun tarvittavaan kokoelmatyöhön liittyen.
- Museon kokoelmahallinta, jossa käsitellään henkilötietoja esineiden luovutuksiin ja käyttöön sekä muuhun tarvittavaan kokoelmatyöhön liittyen.
- Asiakas- ja sidosryhmätyö, jossa käsitellään henkilötietoja museon ja arkiston tiedotukseen, tapahtumiin ja tilaisuuksiin liittyen.
Käsittelyn oikeusperusteet
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteina ovat lakisääteinen velvoite (esim. kirjanpidollinen aineisto ja tekijänoikeudet), yleisen edun mukainen arkistointitarkoitus, sopimusvelvoitteiden täyttäminen sekä rekisterinpitäjän tai rekisteröidyn oikeutettu etu. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös suostumusperusteisesti.
Henkilötietojen lähteet ja luovutus
Henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti suoraan rekisteröidyiltä sähköpostitse, puhelimitse, henkilökohtaisesti tai kirjallisesti esimerkiksi tutkijasitoumusten ja sopimusten perusteella. Kokoelmahallintaan liittyvissä tehtävissä henkilötietoja voidaan kerätä myös muuta kautta.
Merkin keräämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta ulkopuolisille. Henkilötietoja voidaan luovuttaa eteenpäin tutkimus- ja julkaisulupiin liittyvissä asioissa tai silloin, kun arkisto- tai museokokoelman osia luovutetaan toisten muistiorganisaatioiden säilytettäväksi. Kokoelmahallintaan liittyviä henkilötietoja voidaan luovuttaa rekisteröityneille tutkija-asiakkaille, joilla on tietosuoja-asetuksen ja -lain mukainen käsittelyperuste.
Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
Säilytysaika ja suojaus
Henkilötietoja suojataan sekä fyysisin että organisatorisin suojaustoimin. Keskeisiä tekijöitä ovat henkilökunnan koulutus, kiinteistöturvallisuus, sähköisten järjestelmien tietosuoja ja tietoturva, tarvittavien käyttö- ja näyttörajoitusten asettaminen sekä tutkijakäytön kontrollointi.
Henkilötietoja säilytetään lakien, asetusten ja säätiön tiedonohjaussuunnitelman määrittelemien määräaikojen mukaan. Kokoelmahallintaan liittyviä henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti pysyvästi.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyillä on oikeus tarkistaa, mitä henkilötietoja hänestä käsitellään. Rekisteröity voi pyytää tietojensa oikaisua, korjausta tai poistamista. Toimenpiteet riippuvat siitä, mihin perusteeseen henkilötietojen käsittely kussakin tilanteessa nojaa. Merkki voi kieltäytyä toimenpiteistä esimerkiksi silloin, kun pyyntö on ristiriidassa yleisen edun mukaisen arkistointitarkoituksen kanssa.
Rekisteröity voi ottaa yhteyttä Helsingin Sanomain Säätiön tietosuojavastaavaan tai rekisteristä vastaavaan henkilöön. Mikäli rekisteröity epäilee henkilötietojensa käsittelyyn liittyvän väärinkäytöksiä, on hänellä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Kulttuuriperintöaineistot
Kulttuuriperintöaineistojen henkilötiedot
Median museo ja arkisto Merkki kerää ja säilyttää kulttuuriperintöaineistoa, joka sisältää muun muassa paperisia ja sähköisiä arkistoja ja kokoelmia, muistitietoaineistoa, valokuvia, piirustuksia sekä taide- ja museoesineitä. Kokoelmahankinnan tavoitteena Helsingin Sanomain Säätiön sääntöjen ja kokoelmaohjelman mukaisesti ”varmistaa Sanoma-konsernia ja sen toimialoja sekä siihen liittyviä yhteisöjä ja henkilöitä koskevien tietoaineistojen sekä esineellisen kulttuuriperinnön säilyminen, mahdollistaa aineistojen asettaminen historiallisen ja muun tutkimuksen käyttöön sekä mahdollistaa aineistojen hyödyntäminen näyttely- ja esittelytoiminnassa”.
Kulttuuriperintöaineistot sisältävät henkilötietoja, jotka ovat muodostuneet yhteisöjen ja henkilöiden toiminnan tuloksena. Näitä henkilötietoja ovat esimerkiksi työsuhteeseen liittyvät tiedot, yhdistysten ja yhteisöjen jäsenyyteen liittyvät tiedot sekä esineiden ja asiakirjojen omistushistoriaan liittyvät tiedot. Etenkin henkilöarkistot sisältävät usein hyvin monipuolisesti henkilötietoja, jotka ovat karttuneet luonnollisen henkilön toiminnan seurauksena. Arkiston keräämä muistitieto- ja haastatteluaineisto sisältää sekä haastateltavaan itseensä että muihin, haastattelussa mainittuihin henkilöihin liittyviä henkilötietoja. Kulttuuriperintöaineistoon sisältyy niiden monipuolisesta luonteesta johtuen myös erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja.
Käsittelyn oikeusperusteet
Median museo ja arkisto Merkki käsittelee kulttuuriperintöaineistojen henkilötietoja sekä Helsingin Sanomain Säätiön sääntöjen että arkiston ja museon oman kokoelmaohjelman mukaisen kulttuuriperintötyön toteuttamiseksi. Kulttuuriperintöaineistoihin sisältyvien henkilötietojen – myös erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien – käsittelyn oikeusperusteena on yleisen edun mukainen arkistointitarkoitus.
Henkilötietojen luovutukset
Henkilötietoja luovutetaan tutkijoille ja asiakkaille, joilla on tietosuoja-asetuksen ja -lain mukainen käsittelyperuste. Näitä ovat esimerkiksi tieteellinen ja historiallinen tutkimus sekä ilmaisunvapaus. Tietoja voidaan luovuttaa myös esimerkiksi arkistokokoelman luovuttaneelle yhteisölle tai henkilölle (so. alkuperäiselle omistajalle), mikäli luovutus on tarpeen tämän oikeutetun edun tai sopimusvelvoitteen täyttämiseksi.
Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja luovutetaan tutkija-asiakkaille vain historialliseen ja tieteelliseen tutkimukseen.
Aineistoja ja niiden kuvailutietoja voidaan julkaista myös tietoverkossa ja näyttelyissä arkiston ja museon suorittaman tarpeenmukaisuus- ja oikeasuhtaisuusharkinnan jälkeen.
Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
Säilytysaika ja suojaus
Kulttuuriperintöaineistoihin liittyviä henkilötietoja suojataan sekä fyysisin että organisatorisin suojaustoimin. Keskeisiä tekijöitä ovat henkilökunnan koulutus, kiinteistöturvallisuus, sähköisten järjestelmien turvatoimenpiteet, tarvittavien käyttö- ja näyttörajoitusten asettaminen sekä tutkijakäytön kontrollointi.
Kulttuuriperintöaineistot ovat osa yhteistä muistiamme ja historiantutkimuksen ainutlaatuisia lähdeaineistoja. Aineiston todistusvoiman vuoksi minimointi, anonymisointi tai tietojen tuhoaminen on mahdollista vain harvoin. Kulttuuriperintöaineistoihin sisältyvät henkilötiedot pysytetään siis pääosin pysyvästi.
Median museo ja arkisto Merkki seuraa ja noudattaa alan yleisiä käytäntöjä ja ohjeita. Näitä ovat esimerkiksi arkiston- ja museonhoitoon ja tutkimuksen etiikkaan liittyvät ohjeet sekä kansalliset KAM (kirjastot, arkistot, museot) -yhteistyösektorin laatimat ohjeet henkilötietojen käsittelystä ja muusta tietosuojasta.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyillä on oikeus tarkistaa, mitä henkilötietoja hänestä käsitellään. Rekisteröity voi pyytää tietojensa oikaisua, korjausta tai poistamista. Merkillä on kuitenkin oikeus kieltäytyä toimenpiteistä, mikäli ne vaarantavat aineiston eheyden ja todistusvoiman ja sitä kautta yleisen edun mukaisen arkistotoiminnan.
Rekisteröity voi ottaa yhteyttä Merkin tietosuojavastaavaan tai rekisteristä vastaavaan henkilöön. Mikäli rekisteröity epäilee henkilötietojensa käsittelyyn liittyvän väärinkäytöksiä, on hänellä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Päivitetty 28.11.2023.