Merkki on vastuullinen toimija, ja arkiston asiakkaana sitoudut noudattamaan käyttösääntöjämme. Ne on laadittu, jotta ainutlaatuiset kulttuuriperintöaineistomme säilyvät myös tuleville sukupolville.
1. Yleiset käytännöt ja ohjeet
Median museo ja arkisto Merkki ylläpitää historiallista arkistoa, joka tallentaa Sanoma-konserniin, sen edeltäjiin ja omistajasukuihin liittyvää aineistoa. Arkisto sisältää asiakirja-aineistoa, painotuotteita (sanoma- ja aikakauslehdet) sekä valokuva- ja piirustusaineistoa. Merkki on osa Helsingin Sanomain Säätiötä.
Fyysinen asiakirja-aineisto on tutkittavissa vain arkiston tutkijasalissa. Helsingin Sanomat, Ilta-Sanomat ja osa aikakauslehdistä ovat luettavissa digitaalisena arkiston tutkijapäätteiltä. Lisäksi osa digitoidusta aineistosta on käytettävissä avoimessa tietoverkossa joko arkiston arkistotietojärjestelmän tai kansallisen Finna.fi-järjestelmän käyttöliittymän kautta. Aineistoa annetaan kaukolainaksi vain poikkeustapauksissa, joista sovitaan erikseen Merkin, asiakkaan ja vastaanottavan arkiston välillä.
Muistiinpanojen teko ja aineiston valokuvaaminen omaan käyttöön on sallittu. Käyttörajoituksen alaisissa aineistoissa voi olla erityisehtoja.
Asiakirjojen käsittelyssä on noudatettava huolellisuutta ja varovaisuutta. Asiakas huolehtii, että asiakirjojen järjestys kotelossa tai muussa säilytysyksikössä pysyy muuttumattomana. Asiakas vastaa aineistolle mahdollisesti aiheuttamistaan vahingoista.
Aineiston käsittelyssä ja tutkijasalityöskentelyssä on noudatettava tämän ohjeen lisäksi arkiston henkilökunnan antamia ohjeita.
2. Tutkimusluvat ja käyttörajoitukset
Arkiston aineistot ovat lähtökohtaisesti asiakkaiden vapaasti käytettävissä. Aineiston voi tilata tutkijasaliin etukäteen joko sähköpostitse tai puhelimitse. Tutkijapäätteen voi varata ennakkoon käyttöönsä verkosta.
Osaan aineistoa on asetettu käyttörajoituksia joko luovuttajan tahdon, arkaluonteisten henkilötietojen tai liikesalaisuuden nojalla. Käyttörajoitettuun aineistoon on mahdollista hakea tutkimuslupaa Merkin johtajalta. Tutkimuslupaa haettaessa on ilmoitettava aineiston käyttötarkoitus. Myönnetty tutkimuslupa kattaa vain mainitun käyttötarkoituksen. Asiakas vahvistaa noudattavansa tutkimusluvan ehtoja, henkilötietojen käsittelyperusteita, tekijänoikeuksia sekä muita mahdollisia aineiston käyttöä rajoittavia ehtoja allekirjoittamalla arkiston tutkijasitoumuslomakkeen.
Median museo ja arkisto Merkki noudattaa voimassa olevaa tekijänoikeus- ja henkilötietolainsäädäntöä sekä muuta aineistojen tutkimuskäyttöä sääntelevää lainsäädäntöä. Asiakas vakuuttaa, että hänellä on henkilötietojen käyttöön lainmukainen käsittelytarkoitus. Asiakkaan tulee aineistoa käyttäessään noudattaa voimassa olevia tietosuojasäädöksiä, kuten EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.
Mikäli asiakas haluaa julkaista uudelleen tekijänoikeuden alaista aineistoa, hän vastaa aineiston oikeuksiin liittyvistä selvityksistä. Asiakas vastaa myös aineiston julkaisuun liittyvistä mahdollisista tekijänoikeusvaateista. Arkiston henkilökunta auttaa mahdollisuuksiensa mukaan oikeudenhaltijoiden selvittämisessä.
Mahdolliset käyttörajoitetusta aineistosta otetut kopiot tulee asiakkaan itse hävittää tietoturvallisesti sen jälkeen, kun aineiston käyttö tutkimusluvassa mainittuun tarkoitukseen on päättynyt. Tämän jälkeen kopioiden hävittämisestä tulee ilmoittaa vielä arkistolle.
Aineistoa uudelleen julkaistaessa tulisi julkaisussa olla lähdeviittausten lisäksi maininta Merkistä aineiston säilytyspaikkana. Arkisto myös toivoo itselleen kappaletta julkaisusta, jossa aineistoa on käytetty.
3. Maksut
Merkin arkistopalveluiden käyttö on asiakkaalle pääsääntöisesti maksutonta. Arkisto voi veloittaa hinnaston mukaisen maksun selvitystöistä, kopiopalvelusta ja muusta työaikaa vaativasta palvelusta.
Arkistoaineiston kaukolainoista ja näyttelylainoista sekä niistä perittävistä maksuista sovitaan erikseen.
Päivitetty 28.11.2023.